Procedura zgłoszeń wewnętrznych

I. CEL PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Celem niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych (dalej „Procedura”) jest rozwijanie przez Centrum wewnątrzorganizacyjnego sygnalizowania nieprawidłowości przez jej pracowników, co stanowi wyraz troski o dobro instytucji. Procedura określa system wewnętrznego zgłaszania naruszeń i zapewnia ochronę dla osób chcących zgłosić naruszenia wewnętrznie. Dane osób dokonujących zgłoszenia są poufne i nie podlegają ujawnieniu w toku postępowania wyjaśniającego, bez jego wyraźnej i jednoznacznej zgody, chyba że takie ujawnienie jest konieczne na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących.

Niniejsza Procedura przede wszystkim reguluje zasady zgłaszania odpowiednim osobom (tj. Kierownikowi Działu Administracji i Obsługi oraz pracownikowi pełniącemu w zakładzie funkcję Inspektora Danych Osobowych) informacji o naruszeniach prawa, w zakresie o którym mowa w Rozdziale II niniejszej Procedury. Ponadto określa ona także zasady postępowania ze zgłoszeniami przez Kierownika Działu Administracji i Obsługi, weryfikacji tych zgłoszeń, prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz działań podejmowanych po ich zakończeniu.

Niniejsza Procedura zawiera wszystkie obligatoryjne elementy wskazane w art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).

II. SYTUACJE PODLEGAJĄCE ZGŁOSZENIU

Zgłaszane powinny być naruszenia prawa, tj. działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego
12. ochrony konsumentów,
13. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
    w pkt 1-16.

Dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych pracownik może zgłosić naruszenia prawa dotyczące występowania w Powiatowym Centrum Kultury i Stuki im. Marii Konopnickiej w Ciechanowie działań i zachowań o charakterze mobbingowym, o których mowa w wewnętrznej polityce antymobbingowej obowiązującej u pracodawcy.

III. OCHRONA OSOBY DOKONUJĄCEJ ZGŁOSZENIE

1. Powiatowe Centrum Kultury i Sztuki podejmie wszelkie środki mające na celu zapewnienie ochrony osobom dokonującym zgłoszenia, zwanym w treści niniejszej Procedury Sygnalistą. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym pracownik, były pracownik, osoba ubiegająca się o zatrudnienie, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawca lub dostawca, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant.

2. Zgłaszający podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane, ani rozpatrywane.

4. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia (zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego), a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

5. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

6. Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 5 powyżej.

IV. SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ

1. Sygnalista ma prawo zgłosić informację o naruszenia prawa, o których mowa w Części II niniejszej Procedury.

2. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest:

– Kierownik Działu Administracji i Obsługi, a w przypadku jego nieobecności upoważniony przez pracodawcę pracownik Działu  Administracji i Obsługi,

– pracownik pełniący w zakładzie funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a w razie jego braku  Kierownik Działu Administracji i Obsługi,

z zastrzeżeniem, że nie będą rozpatrywane informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo.

3. Zgłoszenia naruszenia prawa przez Sygnalistę mogą być składane:

– wysłanie zgłoszenia na utworzony w tym celu adres mailowy: sygnalisci@pckisz.darmedia.pl

– wysłanie listu na adres pracodawcy: Powiatowe Centrum Kultury i Sztuki im. Marii Konopnickiej, ul. Strażacka 5, 06-400 Ciechanów, w którym w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „sygnalista” będzie znajdowała się treść zgłoszenia wewnętrznego. Zaklejoną wewnętrzną kopertę osoba odbierająca pocztę zakładową, jest zobowiązana niezwłocznie przekazać osobie upoważnionej w zakładzie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych ustnie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu 23 672 42 96 wew. 4 osobie upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, z której sporządzany jest protokół przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego sygnalisty o naruszeniu prawa, odtwarzający dokładny jej przebieg, zgodnie ze wzorem wynikającym z załącznika Nr 2 Procedury.

4. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, zgodnie ze wzorem wynikającym z załącznika Nr 2 do niniejszej procedury.

5. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez członka zespołu ds. interwencji, przyjmującego zgłoszenie.

6. Zgłoszenie na piśmie wysłane na adres Centrum z odpowiednim dopiskiem jest korespondencją wyłączoną z obsługi kancelaryjnej i jest przekazywana bezpośrednio do osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

7. Przyjmujący zgłoszenie wewnętrzne zobowiązany jest do zachowania poufności, co do każdego zgłoszenia, niezależnie od tego, czy zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i czy w wyniku jego dokonania zostaną podjęte dalsze działania następcze. Ponadto, posiada pisemne upoważnienie Dyrektora do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych, określonych w niniejszej Procedurze, oraz przetwarzania danych osobowych osób, oraz złoży oświadczenia, w którym zobowiąże się do zachowania tajemnicy i poufności co do wszelkich informacji i dokumentów ujawnionych mu w związku ze zgłoszeniem.

V. INFORMACJA ZWROTNA

1. Osoba upoważniona po otrzymaniu zgłoszenia przekazuje osobie zgłaszającej naruszenie – potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. Po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje się działania następcze z zachowaniem należytej staranności.

3. Działaniami następczymi są działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym między innymi poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne czy postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

4. Po wpłynięciu zgłoszenia, dalsza komunikacja pomiędzy osobą, która dokonała zgłoszenia, a przyjmującym zgłoszenie będzie odbywać się za pośrednictwem adresu wskazanego w zgłoszeniu. W przypadku wskazania przez Zgłaszającego adresu poczty elektronicznej do kontaktu, komunikacja ze strony przyjmującego związana ze zgłoszeniem będzie prowadzona przy użyciu następującego adresu e-mail: sygnalisci@pckisz.darmedia.pl.

5. Po przeprowadzeniu czynności w ramach postępowania wyjaśniającego przekazuje się w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, osobie, która dokonała zgłoszenia, lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia – informację zwrotną o dokonanych ustaleniach, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

6. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych prowadzi odrębny Rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym gromadzone są następujące dane: numer zgłoszenia; przedmiot naruszenia prawa; dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do  identyfikacji tych osób; adres do kontaktu sygnalisty; datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego; informację o podjętych działaniach następczych; datę zakończenia sprawy. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. W przypadku, gdy naruszenie jest zgłaszane osobiście, przyjmujący zgłoszenie dokumentuje to zgłoszenie za pomocą dokładnego protokołu spotkania, jednocześnie zapewniając osobie dokonującej zgłoszenia możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

VI. POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1.Przyjmujący zgłoszenie jest uprawniony do zbadania zasadności otrzymanego zgłoszenia, w szczególności zweryfikowania czy powołane w zgłoszeniu okoliczności stanowią naruszenie lub nadużycie obowiązujących przepisów prawa. W tym celu jest uprawniony do zwrócenia się do pracowników Centrum z prośbą o udzielenie wyjaśnień lub informacji oraz z prośbą o przedstawienie dokumentów, które mogą być pomocne przy analizie otrzymanego zgłoszenia.

2. Przyjmujący zgłoszenie jest uprawniony zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia z wnioskiem o udzielenie dodatkowych informacji lub wyjaśnień dotyczących dokonanego zgłoszenia.

3. Przyjmujący zgłoszenie jest zobowiązany do zachowania poufności w zakresie uzyskanych wyjaśnień, informacji i dokumentów oraz danych dotyczących osób, które udzieliły wyjaśnień lub przekazały informacje lub dokumenty.

4. W przypadku ustalenia, w wyniku przeprowadzonych czynności, że otrzymane zgłoszenie jest uzasadnione, przyjmujący zgłoszenie sporządzi raport określający rodzaj naruszenia (lub uzasadnionego podejrzenia jego wystąpienia).

    5. W przypadku, gdy osoba upoważniona do podejmowania działań następczych, nie jest w stanie samodzielnie dokonać odpowiednich działań następczych uzgadnia z osobą reprezentującą Powiatowe Centrum Kultury i Sztuki im. Marii Konopnickiej w Ciechanowie, niezbędny zakres tych działań.

     6. Osoba reprezentująca Powiatowe Centrum Kultury i Sztuki im. Marii Konopnickiej w Ciechanowie wraz osobą upoważniona do podejmowania działań następczych mogą podjąć decyzję o powołaniu Zespołu do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.

7. W skład Zespołu mogą być powoływani specjaliści z zewnątrz.

8.W przypadku braku kompetentnych pracowników do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, osoba reprezentująca Powiatowe Centrum Kultury i Sztuki im. Marii Konopnickiej w Ciechanowie, może powołać wyłącznie specjalistę lub zespół specjalistów z zewnątrz.

9.Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego są zobowiązani wyjaśnić sprawę oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych prac, zgodny ze wzorem określonym w załączniku Nr 3 do niniejszej procedury, zawierający wnioski, rekomendacje, działania następcze i uzasadnienie tych działań.

10.Po sporządzeniu protokołu, podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych udziela informacji zwrotnej sygnaliście.

11. Wszelkie działania, o których mowa powyżej, będą podejmowane niezwłocznie, przy uwzględnieniu rodzaju dokonanego zgłoszenia.

VII. ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZENIA

1. Na skutek otrzymanego zgłoszenia jest wszczynane postępowanie wyjaśniające.

2. Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

4. Powiatowe Centrum Kultury i Sztuki im. Marii Konopnickiej przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

VIII. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego przewidzianego w niniejszym regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w trybie określonym w procedurze ustalonej przez ten organ. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

2. Dokonanie zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejsza Procedura zgłoszeń wewnętrznych zostanie umieszczona na stronie internetowej Centrum: www.pckisz.pl, w zakładce O NAS.

2. Przeglądu Procedury, w tym ocenę adekwatności i skuteczności procedury zgłaszania naruszeń, dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż raz na 3 lata.